Elektronisk faktura
Automatiserad kontering och attest av fakturor
Inläsning och registrering
- FAS Elektronisk faktura är helt integrerat med FAS Reskontra.
- Inläsning av fakturor sker direkt i FAS Reskontra från valfri scanner som är kompatibel med Windows.
- FAS Elektronisk faktura har stöd för både vanliga scanners, scanners med arkmatare och stora nätverkskopplade kopiatorer.
- Inläsning kan ske antingen av enskilda sidor från glaset i scannern eller av flera sidor automatiskt från scanner med arkmatare.
- Obegränsat antal fakturasidor och bilagor kan kopplas till leverantörsfakturan.
- All ankomstregistrering av fakturan sker i ett överskådligt formulär där den inlästa fakturan hela tiden visas i samma registreringsbild.
- Fördefinierade listor med handläggare kan läggas upp för varje leverantör för snabb registrering.
- Upp till sex steg för handläggning - ankomstregistrering, bestyrkning, kontering, attest, utanordning och slutbehandling.
- Valfritt antal steg och antal handläggare per steg kan knytas till den elektroniska fakturan.
- Kommentarer kan bifogas fakturan som följer med under hela handläggningsprocessen.
Automatiserad process
- FAS Elektronisk faktura håller automatiskt kontroll på vilken handläggare som ska handlägga fakturan och ser till att handläggning sker i rätt ordning.
- Handläggare kan aviseras direkt på skärmen på sin egen dator eller via e-post då en faktura väntar på handläggning.
- Genom samtidig handläggning av flera handläggare inom samma steg optimeras handläggningsprocessen så att fakturor betalas i tid.
Handläggning
- Vid handläggning av en elektronisk faktura visas ett tydligt och lättanvänt formulär som anpassas efter just det arbetsmoment som handläggaren ska utföra.
- Den inlästa fakturan och ev. bifogade sidor visas som en stor och lättläst bild direkt i formuläret.
- Ifyllnadshjälp med integrerad kontoplan som hämtas direkt från FAS Redovisning underlättar konteringen. Konteringskontroll per handläggare mot FAS Redovisning ger minskad risk för felkonteringar.
- Kommentarer kan hela tiden läggas till och bifogas för att övriga handläggare ska kunna ta del av viktig information.
- Säker hantering genom hela processen: om en handläggare t.ex. väljer att inte attestera en faktura skickas fakturan automatiskt tillbaka i handläggningsprocessen för utredning.
Webbaserad handläggning
- Stöd för webbaserad handläggning för användare som sitter utanför församlingens nätverk eller för församlingar som är med i GIP.
- Samtliga handläggningssteg såsom kontering och attest kan utföras på webben.
- Webbanvändare aviseras via e-post och får en daglig sammanställning på alla fakturor som väntar på handläggning.
Slutbehandling
- Efter avslutad handläggning skickar FAS Elektronisk faktura direkt tillbaka fakturan till reskontrahandläggaren.
- Fakturan och konteringarna hämtas automatiskt in i FAS Reskontra för slutbehandling.
