Elektronisk faktura

Automatiserad kontering och attest av fakturor

Inläsning och registrering

  • FAS Elektronisk faktura är helt integrerat med FAS Reskontra.
  • Inläsning av fakturor sker direkt i FAS Reskontra från valfri scanner som är kompatibel med Windows.
  • FAS Elektronisk faktura har stöd för både vanliga scanners, scanners med arkmatare och stora nätverkskopplade kopiatorer.
  • Inläsning kan ske antingen av enskilda sidor från glaset i scannern eller av flera sidor automatiskt från scanner med arkmatare.
  • Obegränsat antal fakturasidor och bilagor kan kopplas till leverantörsfakturan.
  • All ankomstregistrering av fakturan sker i ett överskådligt formulär där den inlästa fakturan hela tiden visas i samma registreringsbild.
  • Fördefinierade listor med handläggare kan läggas upp för varje leverantör för snabb registrering.
  • Upp till sex steg för handläggning - ankomstregistrering, bestyrkning, kontering, attest, utanordning och slutbehandling.
  • Valfritt antal steg och antal handläggare per steg kan knytas till den elektroniska fakturan.
  • Kommentarer kan bifogas fakturan som följer med under hela handläggningsprocessen.

Automatiserad process

  • FAS Elektronisk faktura håller automatiskt kontroll på vilken handläggare som ska handlägga fakturan och ser till att handläggning sker i rätt ordning.
  • Handläggare kan aviseras direkt på skärmen på sin egen dator eller via e-post då en faktura väntar på handläggning.
  • Genom samtidig handläggning av flera handläggare inom samma steg optimeras handläggningsprocessen så att fakturor betalas i tid.

Handläggning

  • Vid handläggning av en elektronisk faktura visas ett tydligt och lättanvänt formulär som anpassas efter just det arbetsmoment som handläggaren ska utföra.
  • Den inlästa fakturan och ev. bifogade sidor visas som en stor och lättläst bild direkt i formuläret.
  • Ifyllnadshjälp med integrerad kontoplan som hämtas direkt från FAS Redovisning underlättar konteringen. Konteringskontroll per handläggare mot FAS Redovisning ger minskad risk för felkonteringar.
  • Kommentarer kan hela tiden läggas till och bifogas för att övriga handläggare ska kunna ta del av viktig information.
  • Säker hantering genom hela processen: om en handläggare t.ex. väljer att inte attestera en faktura skickas fakturan automatiskt tillbaka i handläggningsprocessen för utredning.

Webbaserad handläggning

  • Stöd för webbaserad handläggning för användare som sitter utanför församlingens nätverk eller för församlingar som är med i GIP.
  • Samtliga handläggningssteg såsom kontering och attest kan utföras på webben.
  • Webbanvändare aviseras via e-post och får en daglig sammanställning på alla fakturor som väntar på handläggning.

Slutbehandling

  • Efter avslutad handläggning skickar FAS Elektronisk faktura direkt tillbaka fakturan till reskontrahandläggaren.
  • Fakturan och konteringarna hämtas automatiskt in i FAS Reskontra för slutbehandling.