Förvaltningschef Malin Gunnarsson


”Det finns mycket tid att vinna med FAS”

Kvistofta församling är inte bara Årets kyrkogårdsförvaltning, utan också digital pionjär. Förvaltningschef Malin Gunnarsson driver utvecklingen och testkör gärna nya FAS-program innan de är färdigutvecklade.

– Just nu väntar vi på att få prova FAS Tid. Vi har ett annat tidredovisningssystem i dag, men det fungerar inte optimalt, säger Malin när vi träffar henne i skånska Rydebäck.

I den moderna tegelbyggnaden vid torget ryms både kyrka, församlingshem och förvaltning.

Längs ena väggen på Malins kontor hänger ett vackert diplom med rosa rosor och texten ”Årets kyrkogårdsförvaltning 2016”. I motiveringen kan man bland annat läsa att församlingen arbetar på bästa sätt med hållbarhet, arbetsmiljö, kundservice och kulturarv. Organisationen är decentraliserad och ”varje medarbetare är ansvarskännande och medverkar aktivt i utvecklandet av verksamheten”. – Utmärkelsen är otroligt glädjande. Vi har ett väldigt bra och engagerat kyrkoråd som stöttar och alltid vill hjälpa till. Det betyder mycket, säger hon leende.

Kvistofta i digital framkant

Malin har arbetat inom Svenska kyrkan sedan år 2000. När hon kom till Kvistofta församling för sju år sedan påbörjade hon ett målmedvetet arbete med att både digitalisera och effektivisera administrationen. I dag använder förvaltningen sig av samtliga nio administrativa program från LJ System som går under namnet FAS.

Flera av programmen har församlingen ”testkört” innan de varit helt färdigutvecklade. – Jag hade arbetat med FAS innan jag kom hit. När man väl har sett fördelarna vill man naturligtvis ha in dem och utnyttja dem så mycket man kan! säger hon och skrattar.

En målsättning har varit att transparens ska genomsyra organisationen, vilket Malin menar blir fallet när man använder sig av gemensamma webbaserade system som alla anställda har tillgång till.

En annan målsättning har varit att inte arbeta ”dubbelt”, det vill säga att inte använda FAS-program och exempelvis Excel-ark och papperskalendrar parallellt.

– Det skapar bara onödigt merarbete. Alla FAS-program är integrerade och kommunicerar med varandra, vilket är smidigt och sparar tid. Vi använder inga subsystem, säger Malin.


Malin Gunnarsson framför Rydebäcks kyrka i Kvistofta församling


”Det finns mycket tid att vinna med FAS”, säger förvaltningschef Malin Gunnarsson.
Bland annat använder förvaltningen FAS Diarie som sitt digitala pärmsystem. Eftersom alla medarbetare kan gå in och följa olika ärenden skapar det både transparens och delaktighet.

”Vaktmästaren går in själv”

Lägger Malin till exempel in en förrättning i FAS Kyrkogård, läser FAS Elektronisk faktura in informationen när fakturan skapas. På samma sätt kan FAS Redovisning läsa in lönerna från FAS lön. – Vaktmästaren kan också gå direkt in i FAS Kyrkogård och exempelvis se hur blommorna ska arrangeras, skriva ut rapporter och själv lägga in och ändra information.

Vilket program använder de anställda sig mest av?

– Alla är ofta inne och kikar i bokningsprogrammet FAS Bokning. Många använder också FAS Elektronisk faktura för att bestyrka eller attestera fakturor. Sedan använder vi FAS Diarie på ett sätt som jag inte tror att andra gör.

Hur menar du?

– Vi använder det som ett digitalt pärmsystem, alltså även för sådant som inte behöver diarieföras. Vi skannar in praktiskt taget allt av vikt. På så sätt blir det lättare för alla att följa ett ärende. Är någon sjuk underlättar det också, eftersom vi inte är beroende av att en enda person sitter på handlingar. Allting blir också mer transparent och vi sparar väldigt mycket papper.



Om Kvistofta församling

  • Kvistofta församling är en församling i Helsingborgs kontrakt i Lunds stift.
  • Församlingen omfattar orterna Kvistofta, Rydebäck, Bårslöv, Vallåkra och Gantofta i Helsingborgs kommun och Glumslöv i Landskrona kommun.
  • Församlingen är utsedd till ”Årets kyrkogårdsförvaltning 2016”. Priset delades ut i våras av Sveriges Lantbruksuniversitet, Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation, Föreningen Sveriges Kyrkogårdschefer och Sveriges kyrkogård- och krematorieförbund.

Fakta om FAS

  • FAS är en förkortning för Församlingsadministrativt system. Det började levereras för över 25 år sedan till församlingar runt om i Sverige.
  • Det finns totalt nio olika produkter i systemet, allt från bokföring och lön till bokningar i församlingen och hantering av digitaliserade kyrkogårdskartor. Läs mer om produkterna i FAS här.